Das perfekte Zeugnis für Mitarbeiter erstellen: So wird's gemacht!

29 Jul 2024

Ein Mitarbeiter verlässt das Unternehmen – ein Abschied mit einem lachenden und einem weinenden Auge. Neben dem Abschiedsfest und dem Dankeschön der Kollegen steht auch das Arbeitszeugnis an. Doch was macht ein gutes Zeugnis eigentlich aus und wie formuliert man es rechtssicher und gleichzeitig wertschätzend?

Das Arbeitszeugnis ist mehr als nur ein Dokument. Es ist die schriftliche Bestätigung der Leistungen und des Verhaltens eines Mitarbeiters während seiner Zeit im Unternehmen. Für den Arbeitnehmer ist es ein wichtiges Instrument bei der Jobsuche, für den Arbeitgeber eine Möglichkeit, die Arbeit des Mitarbeiters objektiv zu bewerten.

Die Geschichte des Arbeitszeugnisses reicht weit zurück. Schon im Mittelalter erhielten Handwerksgesellen nach bestandener Prüfung einen Nachweis über ihre Fähigkeiten. Im Laufe der Jahrhunderte entwickelte sich daraus das Arbeitszeugnis, wie wir es heute kennen – ein standardisiertes Dokument mit festgelegten Inhalten und Formulierungen.

Trotz der Standardisierung birgt das Erstellen eines Zeugnisses einige Herausforderungen. Einerseits müssen alle wichtigen Informationen enthalten sein, andererseits sollte das Zeugnis wohlwollend formuliert sein, um die berufliche Zukunft des Arbeitnehmers nicht zu gefährden.

Ein Arbeitszeugnis sollte immer bestimmte Inhalte aufweisen: die persönlichen Daten des Arbeitnehmers, die Dauer des Arbeitsverhältnisses, die Tätigkeitsbeschreibung, die Leistungsbeurteilung, die Beurteilung des Sozialverhaltens und das Austrittsdatum. Fehlen wichtige Punkte, kann dies dem Arbeitnehmer bei zukünftigen Bewerbungen schaden.

Vorteile eines gut formulierten Arbeitszeugnisses

Ein gut formuliertes Arbeitszeugnis bietet sowohl dem Arbeitnehmer als auch dem Arbeitgeber Vorteile:

Vorteil für den Arbeitnehmer: Ein aussagekräftiges und positives Zeugnis erhöht die Chancen auf dem Arbeitsmarkt. Es unterstreicht die Fähigkeiten und Leistungen des Arbeitnehmers und vermittelt potenziellen Arbeitgebern ein positives Bild.
Vorteil für den Arbeitgeber: Ein professionelles Zeugnis zeugt von Wertschätzung gegenüber dem ehemaligen Mitarbeiter und stärkt das positive Image des Unternehmens.

Best Practices für die Erstellung eines Arbeitszeugnisses

Um ein rechtssicheres und gleichzeitig aussagekräftiges Zeugnis zu erstellen, sollten folgende Best Practices beachtet werden:

Wahrheitsgehalt: Alle Angaben im Zeugnis müssen der Wahrheit entsprechen und belegbar sein. Übertriebene Lobeshymnen ohne Substanz können dem Arbeitnehmer später mehr schaden als nützen.
Vollständigkeit: Das Zeugnis sollte alle wichtigen Informationen enthalten, um dem neuen Arbeitgeber ein umfassendes Bild vom Arbeitnehmer zu vermitteln. Dazu gehören die Tätigkeitsbeschreibung, die Leistungsbeurteilung und die Beurteilung des Sozialverhaltens.
Objektivität: Die Beurteilung des Arbeitnehmers sollte objektiv und sachlich erfolgen. Persönliche Animositäten oder Sympathien haben im Zeugnis nichts verloren.
Verständlichkeit: Das Zeugnis sollte in klarer und verständlicher Sprache verfasst sein. Fachbegriffe sollten erklärt und komplexe Sachverhalte verständlich dargestellt werden.
Positive Formulierung: Auch wenn das Arbeitsverhältnis einmal nicht ganz einfach war, sollte das Zeugnis wohlwollend formuliert sein. Negative Formulierungen sollten vermieden werden, um die berufliche Zukunft des Arbeitnehmers nicht zu gefährden.

Tipps und Tricks für ein gelungenes Arbeitszeugnis

Nutzen Sie aktive und positive Formulierungen, um die Leistungen des Mitarbeiters hervorzuheben. Anstatt "Herr Müller war stets bemüht, seine Aufgaben zu erfüllen", schreiben Sie lieber "Herr Müller hat seine Aufgaben stets zu unserer vollsten Zufriedenheit erledigt".
Belegen Sie die Leistungen des Mitarbeiters durch konkrete Beispiele. Anstatt "Frau Schmidt war eine engagierte Mitarbeiterin" schreiben Sie lieber "Frau Schmidt hat sich durch ihre Eigeninitiative bei der Entwicklung des neuen Marketingkonzepts ausgezeichnet".
Achten Sie auf die Reihenfolge der Aussagen. Positives sollte am Anfang und am Ende des Zeugnisses stehen, um einen positiven Gesamteindruck zu hinterlassen.

Häufige Fragen und Antworten

1. Ist der Arbeitgeber verpflichtet, ein Arbeitszeugnis auszustellen?

Ja, der Arbeitgeber ist gesetzlich verpflichtet, dem Arbeitnehmer auf Verlangen ein Arbeitszeugnis auszustellen.

2. Kann der Arbeitnehmer ein Zwischenzeugnis verlangen?

Ja, der Arbeitnehmer kann auch während des laufenden Arbeitsverhältnisses ein Zwischenzeugnis verlangen. Dies ist beispielsweise sinnvoll, wenn er sich beruflich verändern möchte oder es zu Umstrukturierungen im Unternehmen kommt.

3. Was ist ein qualifiziertes Arbeitszeugnis?

Ein qualifiziertes Arbeitszeugnis enthält neben den Pflichtangaben auch eine ausführliche Bewertung der Leistungen und des Verhaltens des Arbeitnehmers. Es geht über die bloße Beschreibung der Tätigkeiten hinaus und gibt Auskunft über die Qualität der Arbeit.

4. Gibt es Formulierungshilfen für Arbeitszeugnisse?

Ja, es gibt zahlreiche Ratgeber und Online-Tools, die bei der Formulierung von Arbeitszeugnissen helfen. Wichtig ist jedoch, dass die Formulierungen individuell auf den jeweiligen Arbeitnehmer angepasst werden.

5. Was tun bei einem schlechten Arbeitszeugnis?

Ein schlechtes Arbeitszeugnis sollte der Arbeitnehmer nicht einfach hinnehmen. Er kann versuchen, mit dem Arbeitgeber zu sprechen und eine Korrektur zu erwirken. Ist dies nicht möglich, kann er sich an einen Anwalt oder den Betriebsrat wenden.

Fazit

Das Erstellen eines Arbeitszeugnisses ist eine verantwortungsvolle Aufgabe. Es erfordert Sorgfalt, Fingerspitzengefühl und die Kenntnis der rechtlichen Rahmenbedingungen. Ein gut formuliertes Zeugnis ist für den Arbeitnehmer ein wichtiger Türöffner für seine berufliche Zukunft und für den Arbeitgeber ein Ausdruck von Wertschätzung und Professionalität. Nehmen Sie sich die Zeit, um ein individuelles und aussagekräftiges Zeugnis zu erstellen, das dem Arbeitnehmer gerecht wird und ihm den Start in einen neuen Lebensabschnitt erleichtert.