Was kommt nach der Zahlungserinnerung? So gehen Sie richtig vor!

29 May 2024

Stellen Sie sich vor: Sie haben eine Rechnung pünktlich gestellt, doch die Zahlung bleibt aus. Ärgerlich, aber kein Grund zur Panik! Nach dem Versenden einer Zahlungserinnerung fragen sich viele Unternehmer: Was nun? Dieser Moment erfordert Ruhe und vor allem eine strategische Vorgehensweise, um Ihre Außenstände effektiv zu managen und gleichzeitig die Kundenbeziehung nicht zu gefährden.

Bevor Sie voreilige Schlüsse ziehen, sollten Sie zunächst sicherstellen, dass die Rechnung den Empfänger auch wirklich erreicht hat und keine Missverständnisse vorliegen. Manchmal kann es sich um vergessene Zahlungen, technische Probleme oder schlichtweg um einen übersehenen Zahlungstermin handeln. Erst wenn sich der Zahlungsverzug bestätigt, sollten Sie die nächsten Schritte einleiten.

Das deutsche Rechtssystem sieht ein mehrstufiges Mahnverfahren vor, das Ihnen dabei helfen soll, Ihre offenen Forderungen durchzusetzen. Nach der ersten Zahlungserinnerung können Sie eine zweite Mahnung versenden, in der Sie die Dringlichkeit der Zahlung nochmals betonen und gegebenenfalls bereits Mahngebühren oder Verzugszinsen geltend machen. Bleibt auch diese Mahnung erfolglos, können Sie ein gerichtliches Mahnverfahren einleiten.

Ein wichtiger Aspekt im gesamten Prozess ist die Kommunikation. Versuchen Sie, im stetigen Dialog mit Ihrem Kunden zu bleiben. Zeigen Sie Verständnis für seine Situation und versuchen Sie, gemeinsam eine Lösung zu finden. Möglicherweise ist der Kunde bereit, eine Ratenzahlung zu vereinbaren oder benötigt lediglich eine kurze Fristverlängerung. Ein offener und respektvoller Umgang miteinander kann dazu beitragen, die Geschäftsbeziehung aufrechtzuerhalten und gleichzeitig Ihre Außenstände zu minimieren.

Dennoch sollten Sie nicht zögern, Ihre Rechte durchzusetzen und im Zweifel rechtliche Schritte einzuleiten. Ein spezialisierter Anwalt kann Sie in allen Fragen rund um das Thema Zahlungsausfall und Mahnwesen kompetent beraten und Ihnen helfen, Ihre berechtigten Interessen durchzusetzen. Denken Sie daran: Ein gut funktionierendes Mahnwesen ist essenziell für die Liquidität und den Erfolg Ihres Unternehmens.

Vor- und Nachteile eines gerichtlichen Mahnverfahrens

Vorteile	Nachteile
Relativ kostengünstig	Zeitaufwendig
Formalisierter Prozess	Keine Garantie auf Erfolg

5 Best Practices für ein erfolgreiches Mahnwesen

Klare Zahlungsziele und -bedingungen in Ihren Rechnungen
Frühzeitige Mahnungen versenden
Professionelle und freundliche Kommunikation mit Kunden
Möglichkeit zur Ratenzahlung anbieten
Rechtliche Schritte nicht scheuen

8 Häufige Fragen und Antworten

1. Wie lange sollte ich auf eine Zahlung warten, bevor ich eine Mahnung verschicke?

In der Regel sollten Sie 14 Tage nach Fälligkeit der Rechnung eine Zahlungserinnerung versenden.

2. Wie viele Mahnungen sollte ich versenden?

Es ist üblich, zwei bis drei Mahnungen zu versenden, bevor Sie weitere Schritte einleiten.

3. Kann ich Mahngebühren erheben?

Ja, Sie können Mahngebühren erheben, aber diese müssen angemessen und im Verhältnis zur Forderung stehen.

4. Wann sollte ich einen Anwalt einschalten?

Wenn Ihre Mahnungen erfolglos bleiben oder Sie unsicher sind, wie Sie vorgehen sollen, sollten Sie einen Anwalt konsultieren.

5. Was ist ein gerichtliches Mahnverfahren?

Ein gerichtliches Mahnverfahren ist ein standardisiertes Verfahren, mit dem Sie einen Schuldner zur Zahlung auffordern können.

6. Was ist ein Vollstreckungsbescheid?

Ein Vollstreckungsbescheid ist ein gerichtlicher Titel, der Ihnen ermöglicht, die Zwangsvollstreckung gegen den Schuldner einzuleiten.

7. Wie kann ich einen Zahlungsausfall vermeiden?

Indem Sie klare Zahlungsbedingungen vereinbaren, Bonitätsprüfungen durchführen und ein effektives Mahnwesen implementieren.

8. Welche Software kann ich für mein Mahnwesen verwenden?

Es gibt verschiedene Softwarelösungen, die Sie bei Ihrem Mahnwesen unterstützen können, z. B. DATEV, Lexoffice oder Sevdesk.

Fazit

Ein Zahlungsverzug ist ärgerlich, aber kein Grund zur Verzweiflung. Mit einem klaren Vorgehen, einer professionellen Kommunikation und dem nötigen Fingerspitzengefühl können Sie Ihre Außenstände effektiv managen und Ihre berechtigten Ansprüche durchsetzen. Zögern Sie nicht, sich professionelle Hilfe von einem Anwalt oder einem Inkassounternehmen zu holen, wenn Sie sich unsicher sind oder die Situation es erfordert. Denken Sie daran: Ein gut funktionierendes Mahnwesen ist ein wichtiger Baustein für den langfristigen Erfolg Ihres Unternehmens.