Cara Nak Buat Surat Berhenti Kerja: Panduan Lengkap & Profesional

19 Jul 2024

Meletak jawatan bukanlah satu keputusan yang mudah. Ia melibatkan pelbagai faktor seperti peluang kerjaya baru, perubahan peribadi, atau mungkin juga cabaran di tempat kerja. Namun, sebelum anda melangkah keluar dari pintu pejabat, ada satu dokumen penting yang perlu disediakan dengan teliti – surat berhenti kerja.

Surat berhenti kerja bukan sekadar formaliti. Ia adalah dokumen rasmi yang menandakan berakhirnya kontrak pekerjaan anda dan meninggalkan kesan terakhir yang profesional. Ia juga penting untuk memastikan anda mendapat hak dan faedah yang sewajarnya, seperti gaji terakhir dan pampasan cuti.

Membuat surat berhenti kerja yang baik memerlukan sedikit masa dan penelitian. Anda perlu memastikan ia ringkas, jelas, dan profesional. Artikel ini akan membimbing anda langkah demi langkah dalam menulis surat berhenti kerja yang berkesan, memastikan peralihan kerjaya anda lancar dan bebas masalah.

Daripada format surat hingga kepada etika menghantarnya, kami akan kongsikan segala yang anda perlu tahu. Teruskan membaca untuk mengetahui cara nak buat surat berhenti kerja yang profesional dan berkesan, seterusnya membuka lembaran baru dalam perjalanan kerjaya anda dengan penuh keyakinan.

Jangan biarkan keraguan menghantui anda. Mari kita selami panduan lengkap ini dan pastikan anda bersedia untuk melangkah ke hadapan dengan yakin!

Sejarah dan Kepentingan Surat Berhenti Kerja

Walaupun asal-usulnya tidak jelas, surat berhenti kerja telah menjadi amalan standard dalam dunia pekerjaan moden. Ia menandakan peralihan formal daripada satu fasa kerjaya ke fasa seterusnya. Kepentingannya terletak pada beberapa faktor:

Dokumentasi Rasmi: Ia berfungsi sebagai bukti rasmi peletakan jawatan dan membantu dalam pengiraan gaji terakhir, pampasan cuti, dan faedah lain.
Profesionalisme: Menghantar surat berhenti kerja yang baik mencerminkan etika kerja yang baik dan meninggalkan kesan positif kepada majikan lama.
Hubungan Baik: Ia membolehkan anda untuk berterima kasih kepada majikan atas peluang yang diberikan dan mengekalkan hubungan baik untuk masa depan.

Definisi dan Contoh Surat Berhenti Kerja

Surat berhenti kerja adalah dokumen rasmi yang memaklumkan majikan tentang hasrat anda untuk menamatkan kontrak pekerjaan. Ia biasanya mengandungi maklumat berikut:

Nama dan alamat anda
Nama dan alamat majikan
Tarikh
Penyataan jelas tentang peletakan jawatan dan tarikh akhir bekerja
Ucapan terima kasih atas peluang yang diberikan (pilihan)
Tandatangan anda

Manfaat Surat Berhenti Kerja yang Baik

Melindungi Hak Anda: Surat berhenti kerja yang bertarikh rasmi melindungi hak anda untuk menerima gaji terakhir, pampasan cuti, dan faedah lain yang layak.
Memudahkan Proses Peralihan: Ia membolehkan majikan memulakan proses mencari pengganti dan memastikan peralihan kerja yang lancar.
Membina Reputasi Profesional: Ia menunjukkan rasa hormat terhadap majikan dan mengekalkan hubungan baik untuk peluang kerjaya masa depan.

Rancangan Tindakan dan Contoh Berjaya

Berikut adalah rancangan tindakan untuk menulis surat berhenti kerja yang berkesan:

Kumpulkan Maklumat Penting: Sediakan maklumat seperti nama dan alamat majikan, tarikh akhir bekerja, dan nombor kontrak pekerjaan (jika ada).
Gunakan Format Surat Formal: Gunakan format surat rasmi dengan struktur yang jelas dan bahasa yang profesional.
Nyatakan Tujuan Anda dengan Jelas: Nyatakan dengan jelas hasrat anda untuk meletak jawatan dan sertakan tarikh akhir bekerja.
Bersikap Profesional dan Sopan: Gunakan bahasa yang sopan dan profesional sepanjang surat. Ucapkan terima kasih atas peluang yang diberikan.
Semak dan Hantar: Semak semula surat anda dengan teliti untuk sebarang kesilapan ejaan atau tatabahasa sebelum menghantarnya kepada majikan.

Senarai Semak Surat Berhenti Kerja

Maklumat peribadi yang lengkap
Maklumat majikan yang betul
Tarikh surat
Penyataan jelas tentang peletakan jawatan
Tarikh akhir bekerja yang tepat
Ucapan terima kasih (pilihan)
Tandatangan
Semakan ejaan dan tatabahasa

Panduan Langkah Demi Langkah

Berikut adalah panduan langkah demi langkah untuk menulis surat berhenti kerja:

Mulakan dengan Maklumat Peribadi Anda: Tulis nama penuh, alamat, nombor telefon, dan alamat e-mel anda di bahagian atas surat.
Sertakan Maklumat Majikan: Tulis nama majikan, alamat syarikat, dan maklumat hubungan yang relevan di bawah maklumat peribadi anda.
Nyatakan Tujuan Surat: Mulakan perenggan pertama dengan menyatakan hasrat anda untuk meletak jawatan daripada jawatan semasa anda. Nyatakan jawatan dan jabatan anda untuk rujukan yang jelas.
Sertakan Tarikh Akhir Bekerja: Nyatakan tarikh akhir pekerjaan anda dengan jelas. Tempoh notis standard ialah dua minggu, tetapi ia mungkin berbeza bergantung pada kontrak pekerjaan anda atau amalan syarikat.
(Pilihan) Nyatakan Sebab Peletakan Jawatan: Walaupun tidak wajib, anda boleh menyatakan sebab peletakan jawatan anda secara ringkas dan profesional. Pastikan ia positif dan fokus pada pertumbuhan kerjaya atau peluang baru.
Ucapkan Terima Kasih: Luangkan masa untuk mengucapkan terima kasih kepada majikan anda atas peluang dan pengalaman yang diberikan semasa tempoh pekerjaan anda. Anda boleh menyebut kemahiran yang dipelajari, projek yang memuaskan, atau hubungan positif yang telah anda bina.
Tawarkan Bantuan Peralihan: Untuk meninggalkan kesan yang positif, tawarkan bantuan anda dalam proses peralihan. Ini boleh merangkumi melatih pengganti anda, mendokumentasikan tugas, atau menyelesaikan projek yang sedang berjalan.
Akhiri dengan Penutup Profesional: Gunakan penutup profesional seperti "Yang benar" atau "Hormat saya" diikuti dengan nama penuh anda.
Semak dan Tandatangan: Sebelum menghantar, semak semula surat anda dengan teliti untuk sebarang kesilapan ejaan atau tatabahasa. Setelah berpuas hati, cetak surat dan tandatangan di atas nama anda.

Kelebihan dan Kekurangan Surat Berhenti Kerja

Kelebihan

Kelebihan	Penerangan
Bukti bertulis	Memberikan bukti rasmi peletakan jawatan dan melindungi hak pekerja.
Profesionalisme	Meningkatkan imej profesional dan mengekalkan hubungan baik dengan majikan.
Peluang untuk refleksi	Membolehkan pekerja untuk merenung pengalaman kerja dan merancang langkah seterusnya dalam kerjaya.

Kekurangan

Kekurangan	Penerangan
Potensi konflik	Boleh mencetuskan konflik dengan majikan, terutamanya jika sebab peletakan jawatan tidak memuaskan.
Kehilangan peluang	Meletakkan pekerja dalam kedudukan yang lemah untuk berunding gaji atau faedah yang lebih baik.

Amalan Terbaik Surat Berhenti Kerja

Bersikap Profesional: Gunakan bahasa yang sopan dan profesional sepanjang surat. Elakkan daripada menyatakan sebarang rungutan atau kritikan terhadap majikan, pengurus, atau rakan sekerja.
Jadikan Ringkas dan Tepat: Pergi terus kepada tujuan surat anda. Elakkan daripada menulis perenggan yang panjang atau bertele-tele. Pastikan ia mudah dibaca dan difahami.
Fokus pada Positif: Walaupun anda mungkin mempunyai sebab untuk meninggalkan pekerjaan anda, fokus pada aspek positif pengalaman kerja anda. Ucapkan terima kasih atas peluang dan apa yang telah anda pelajari.
Hantar Secara Peribadi: Sebaiknya, serahkan surat berhenti kerja anda secara peribadi kepada pengurus atau penyelia anda. Ini menunjukkan rasa hormat dan memberi peluang untuk membincangkan peletakan jawatan anda secara profesional.
Simpan Salinan: Sentiasa simpan salinan surat berhenti kerja anda untuk rekod peribadi. Ini penting untuk tujuan dokumentasi dan rujukan masa depan.

Contoh Surat Berhenti Kerja

Berikut adalah beberapa contoh surat berhenti kerja:

Contoh 1: Surat Berhenti Kerja Ringkas

[Nama Anda]

[Alamat Anda]
[Nombor Telefon Anda]
[Alamat E-mel Anda]

[Tarikh]

[Nama Majikan]

[Jawatan Majikan]
[Alamat Syarikat]

Tuan/Puan,

Dengan surat ini, saya ingin memaklumkan kepada pihak tuan/puan mengenai peletakan jawatan saya sebagai [Jawatan Anda] di [Nama Syarikat], berkuat kuasa dua minggu dari tarikh surat ini, iaitu pada [Tarikh Akhir Bekerja].

Terima kasih atas peluang yang telah diberikan kepada saya untuk bekerja di [Nama Syarikat] selama ini. Saya menghargai pengalaman dan pengetahuan yang telah saya perolehi.

Saya mendoakan kejayaan syarikat ini pada masa hadapan.

Yang benar,

[Nama Anda]

Contoh 2: Surat Berhenti Kerja dengan Sebab Peletakan Jawatan

[Nama Anda]

[Alamat Anda]
[Nombor Telefon Anda]
[Alamat E-mel Anda]

[Tarikh]

[Nama Majikan]

[Jawatan Majikan]
[Alamat Syarikat]

Tuan/Puan,

Saya telah menerima tawaran pekerjaan sebagai [Jawatan Baru] di [Nama Syarikat Baru], yang menawarkan peluang untuk saya mengembangkan lagi kemahiran dan pengalaman saya dalam bidang [Bidang Kerja].

Terima kasih atas peluang yang telah diberikan kepada saya untuk bekerja di [Nama Syarikat] selama ini. Saya menghargai pengalaman dan pengetahuan yang telah saya perolehi.

Saya mendoakan kejayaan syarikat ini pada masa hadapan.

Yang benar,

[Nama Anda]

Cabaran dan Penyelesaian

Menulis surat berhenti kerja mungkin kelihatan mudah, tetapi terdapat beberapa cabaran yang mungkin anda hadapi:

Cabaran	Penyelesaian
Sukar untuk menyatakan sebab peletakan jawatan tanpa menyinggung perasaan majikan.	Fokus pada sebab-sebab positif seperti peluang kerjaya baru atau keinginan untuk meneroka bidang lain.
Tidak pasti bagaimana untuk menyatakan penghargaan tanpa kelihatan terlalu formal atau tidak ikhlas.	Gunakan bahasa yang tulus dan spesifik tentang perkara yang anda hargai tentang pekerjaan atau majikan anda.
Ragu-ragu tentang tempoh notis yang perlu diberikan.	Rujuk kontrak pekerjaan anda atau tanya jabatan sumber manusia tentang tempoh notis standard syarikat.
Takut untuk membincangkan peletakan jawatan dengan majikan secara bersemuka.	Berlatih apa yang ingin anda katakan dan bersikap profesional semasa perbualan.
Tidak pasti bagaimana untuk meninggalkan pekerjaan dengan baik dan mengekalkan hubungan profesional.	Tawarkan bantuan dalam proses peralihan, ucapkan terima kasih kepada rakan sekerja, dan berhubung di LinkedIn.

Soalan Lazim

Berikut adalah beberapa soalan lazim tentang surat berhenti kerja:

Apakah format surat berhenti kerja yang betul?
Gunakan format surat formal dengan maklumat peribadi anda, maklumat majikan, tarikh, salam, badan surat, penutup, dan tandatangan.
Berapa lama notis yang perlu saya berikan?
Tempoh notis standard ialah dua minggu, tetapi ia mungkin berbeza bergantung pada kontrak pekerjaan anda atau dasar syarikat.
Adakah saya perlu menyatakan sebab peletakan jawatan saya?
Tidak wajib, tetapi anda boleh menyatakannya secara ringkas dan profesional jika anda mahu.
Bagaimana jika majikan saya meminta saya untuk kekal lebih lama?
Anda boleh mempertimbangkannya jika anda selesa, tetapi pastikan anda menetapkan sempadan yang jelas.
Apa yang perlu saya lakukan selepas menghantar surat berhenti kerja saya?
Bincangkannya dengan majikan anda, selesaikan tugas yang belum selesai, dan ucapkan selamat tinggal kepada rakan sekerja.
Adakah saya perlu menghantar surat berhenti kerja melalui e-mel?
Anda boleh menghantarnya melalui e-mel, tetapi lebih baik untuk menyerahkannya secara peribadi dan menyimpan salinannya.
Bagaimana jika saya tidak selesa untuk menghantar surat berhenti kerja secara peribadi?
Anda boleh menghantarnya melalui e-mel atau pos berdaftar.
Apa yang perlu saya lakukan jika majikan saya bertindak balas negatif terhadap surat berhenti kerja saya?
Kekal profesional dan tenang. Cuba selesaikan sebarang isu secara aman dan bermaruah.

Tips dan Trik

Semak semula surat anda dengan teliti untuk sebarang kesilapan ejaan atau tatabahasa sebelum menghantarnya.
Gunakan bahasa yang formal dan profesional sepanjang surat.
Jadikan surat anda ringkas dan tepat.
Ucapkan terima kasih kepada majikan anda atas peluang yang telah diberikan.
Tawarkan bantuan anda dalam proses peralihan.

Kesimpulan

Menulis surat berhenti kerja adalah langkah penting dalam menamatkan pekerjaan anda dengan cara yang profesional dan hormat. Ia bukan sahaja dokumen rasmi tetapi juga peluang untuk meninggalkan kesan terakhir yang positif dan mengekalkan hubungan baik dengan majikan anda. Ingatlah untuk bersikap sopan, profesional, dan ikhlas dalam surat anda. Dengan mengikuti panduan dan tips yang telah dikongsikan dalam artikel ini, anda boleh menulis surat berhenti kerja yang berkesan dan melangkah ke hadapan dalam perjalanan kerjaya anda dengan yakin.