Rahsia Pengurusan Rekod: Panduan Lengkap Pelupusan Rekod Awam Arkib Negara

01 Jul 2024

Pernahkah terfikir bagaimana agensi kerajaan menguruskan timbunan rekod dan dokumen yang seakan tidak berpenghujung? Bayangkan jika setiap cebisan kertas, setiap fail, dan setiap dokumen disimpan tanpa panduan dan sistem yang jelas. Sudah pasti akan timbul kekeliruan, pembaziran ruang, dan kesukaran dalam mencari maklumat penting. Di sinilah pentingnya panduan pelupusan rekod awam Arkib Negara.

Panduan ini bukan sekadar tentang menghapuskan rekod lama, tetapi ia adalah mengenai pengurusan rekod yang sistematik dan efisien. Ia memastikan rekod yang mempunyai nilai sejarah dan pentadbiran yang tinggi disimpan dengan baik dan mudah diakses, sementara rekod yang tidak lagi diperlukan dapat dilupuskan dengan cara yang betul dan selamat.

Sejarah pengurusan rekod di Malaysia bermula sejak zaman Kesultanan Melayu Melaka lagi. Pada masa itu, rekod disimpan dalam bentuk manuskrip dan digunakan untuk tujuan pentadbiran, perdagangan, dan diplomatik. Selepas kedatangan penjajah, sistem pengurusan rekod moden mula diperkenalkan. Arkib Negara Malaysia ditubuhkan pada tahun 1957 dengan peranan utama untuk menjaga dan memelihara rekod kerajaan serta menyediakan akses kepada orang awam.

Panduan pelupusan rekod awam Arkib Negara adalah dokumen penting yang menggariskan prosedur dan peraturan bagi pelupusan rekod awam. Ia bertujuan untuk memastikan rekod yang tidak lagi mempunyai nilai pentadbiran atau sejarah dilupuskan dengan cara yang sistematik, terkawal, dan mengikut lunas undang-undang.

Masalah utama yang sering dihadapi berkaitan dengan panduan pelupusan rekod awam adalah kurangnya kesedaran dan pemahaman mengenai kepentingannya. Ramai yang menganggap proses pelupusan rekod sebagai sesuatu yang remeh dan boleh dilakukan sesuka hati. Akibatnya, rekod penting mungkin dilupuskan secara tidak sengaja, manakala rekod yang tidak penting pula disimpan terlalu lama dan memakan ruang.

Kelebihan dan Kekurangan Panduan Pelupusan Rekod Awam Arkib Negara

Berikut adalah beberapa kelebihan dan kekurangan panduan pelupusan rekod awam Arkib Negara:

Kelebihan	Kekurangan
Menjimatkan ruang penyimpanan Meningkatkan kecekapan pengurusan rekod Melindungi maklumat sulit daripada akses tanpa kebenaran Mematuhi undang-undang dan peraturan berkaitan dengan pengurusan rekod	Memerlukan komitmen dan kerjasama daripada semua pihak Melibatkan kos dan sumber untuk melaksanakan proses pelupusan Risiko kehilangan rekod penting jika proses pelupusan tidak diurus dengan betul

Lima Amalan Terbaik Pelaksanaan Panduan Pelupusan Rekod Awam

Berikut adalah lima amalan terbaik dalam melaksanakan panduan pelupusan rekod awam Arkib Negara:

Membangunkan Jadual Pelupusan Rekod: Setiap agensi kerajaan perlu membangunkan jadual pelupusan rekod yang menyenaraikan jenis-jenis rekod, tempoh simpanan, dan kaedah pelupusan yang dibenarkan. Jadual ini perlu dikemaskini secara berkala untuk memastikan ia relevan dengan keperluan semasa.
Melaksanakan Program Kesedaran: Program kesedaran perlu dijalankan secara berterusan bagi meningkatkan kefahaman dan kepatuhan terhadap panduan pelupusan rekod. Program ini boleh melibatkan latihan, bengkel, dan penerbitan bahan-bahan promosi.
Memantau Proses Pelupusan: Proses pelupusan rekod perlu dipantau dengan rapi bagi memastikan ia dijalankan mengikut prosedur yang ditetapkan. Rekod pelupusan perlu disimpan untuk tujuan audit dan rujukan pada masa hadapan.
Menggunakan Teknologi: Penggunaan teknologi seperti sistem pengurusan rekod elektronik (EDMS) dapat membantu memudahkan proses pelupusan rekod. Sistem EDMS membolehkan agensi kerajaan menguruskan rekod secara digital, termasuk mengenal pasti rekod yang layak dilupuskan.
Mendapatkan Nasihat Arkib Negara: Agensi kerajaan digalakkan untuk mendapatkan nasihat dan panduan daripada Arkib Negara Malaysia sebelum melaksanakan sebarang aktiviti pelupusan rekod. Arkib Negara boleh memberi nasihat mengenai prosedur yang betul, kaedah pelupusan yang sesuai, dan aspek-aspek lain yang berkaitan.

Kesimpulan

Panduan pelupusan rekod awam Arkib Negara adalah instrumen penting dalam memastikan pengurusan rekod kerajaan yang cekap, sistematik, dan berkesan. Ia membantu menjimatkan ruang penyimpanan, meningkatkan kecekapan operasi, dan melindungi maklumat sensitif. Dengan memahami dan melaksanakan panduan ini dengan betul, agensi kerajaan dapat memastikan rekod awam diurus dengan baik demi kepentingan negara dan generasi akan datang.